¿Qué es el proceso de comunicación? Ejemplos para Docencia

El acto de comunicarse se considera un proceso que parte de una idea que transmite el emisor y finaliza en la comprensión de la misma por parte del receptor. 

El proceso de comunicación puede esquematizarse de la siguiente  manera: 

1. Emisor: 

Emisor: persona que inicia el proceso de comunicación, da a conocer el mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la elección, codificación y envío del mensaje.  

Los pasos que lleva a cabo el emisor son: 

1) Desarrollo de una idea: lo que el emisor desea transmitir.  Es muy  importante en el proceso, porque si el mensaje no vale la pena todos los demás pasos serán inútiles. 

2) Codificación: traducción de la idea en palabras, gráficos u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor escoge el código a fin de organizar las palabras y los símbolos en una forma que facilite el tipo de transmisión. 

Existen diferentes tipos de códigos: el idioma (por ejemplo, español), el lenguaje (por ejemplo, el de signos), la clave (por ejemplo, el “morse”, las letras, etc). También existen los códigos de grupos especiales, como la policía, los pilotos, abogados, etc. Existen muchos códigos en la comunicación: símbolos visuales, gestos, señales con las manos, lenguaje, escritura, etc.  

Debemos elegir un código cuando nos comunicamos, siendo el lenguaje normalmente el más utilizado. 

Los cinco principios para precisar la codificación del mensaje son: 

1. Pertinencia: el mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, gráficas o los símbolos que lo conforman.
2. Sencillez: formular el mensaje de la manera más sencilla y clara posible.
3. Organización: el mensaje debe disponerse en una  serie de  puntos que faciliten su comprensión. Concluir cada punto que se elabore.
4. Repetición: los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces.
5. Enfoque: el mensaje debe ser claro y se debe prescindir de los detalles innecesarios.

3) Transmisión: una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el método escogido (memorándum, llamada  telefónica, etc.). Los emisores pueden seleccionar también ciertos canales y se comunican en el momento oportuno. Este paso va  íntimamente relacionado con el elemento del  canal. 

2. Receptor: 

Receptor: persona que recibe el mensaje y, a su vez, cierra el proceso de comunicación mediante la recepción, decodificación y aceptación del mensaje que se transmitió y retroalimenta al emisor.   

El receptor desarrolla los siguientes pasos: 

1) Recepción: la transmisión permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a las personas receptoras, que se preparan para recibir el mensaje. 

2) Decodificación: la decodificación es la traducción de mensajes a una versión comprensible para la persona receptora. La persona emisora quiere que la persona receptora comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, por lo que utiliza códigos comprensibles para ambas. Sin embargo, la comprensión puede ocurrir únicamente en la mente de la persona receptora, es ella quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Un aspecto importante para la decodificación del mensaje es la atención que se le presta, ya sea al escucharlo, leerlo, etc. 

3) Aceptación: una vez que las personas receptoras han recibido y decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptación depende de una decisión personal y admite grados, de manera que el receptor tiene mucho control sobre la aceptación de todo el mensaje o solo de algunas partes de él. 

4) Uso: la persona que recibe hace uso de la información, puede desecharla, efectuar la tarea siguiendo las instrucciones, guardarla para el futuro u optar por otra alternativa. El último paso es desarrollado por ambas partes, tanto receptor como emisor. 

5) Retroalimentación: cuando la persona receptora reconoce el mensaje y responde a la persona emisora, ha tenido lugar la retroalimentación. La retroalimentación es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Esta completa el circuito de la comunicación, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nueva cuenta a aquél. Si no se hace retroalimentación esto puede deberse a que el mensaje no se recibió, comprendió o el receptor no quiso responder. En estos casos, el emisor debe de indagar la falta de retroalimentación. 

3. Mensaje: 

Mensaje: información que la persona emisora desea transmitir a la receptora y que contiene los símbolos verbales (orales o escritos) y claves no verbales que representan la información que el emisor desea trasmitir al receptor. 

El mensaje emitido y el recibido no son necesariamente los mismos, ya que la codificación y decodificación del mismo pueden variar debido a los antecedentes y puntos de vista tanto de la persona emisora como de la receptora. 

Los mensajes son eventos de conducta que se hallan relacionados con los estados internos de las personas: garabatos en el papel, sonidos en el aire, marcas en la piedra, movimientos del cuerpo, etc. Son los productos del ser humano, el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir, cifrar o poner en clave común sus  ideas. 

Los mensajes son la expresión de ideas (contenido) puestas en determinada forma (tratamiento mediante el empleo de un código). 

Son aspectos a tener en cuenta cuando se elabora un mensaje: 

– Tener en mente al receptor. 

– Pensar el contenido con anticipación. 

– Ser breve. 

– Organizar el mensaje cuidadosamente: lo más importante debe ir al principio. Así el tema será más claro. 

4. Feedback o retroalimentación: 

Feedback: información que recibe una persona como resultado de alguna respuesta. 

Para que se produzca el feedback, el mensaje tiene que haberse comprendido perfectamente. Esto se sabe cuando, de alguna manera, el receptor le indica al emisor que ha recibido y comprendido su  mensaje. 

En ocasiones, es la propia persona emisora la que tiene que provocar que se produzca el feedback. Esto lo consigue por medio de gestos, expresiones,  etc. 

Existen 4 tipos de feedback: 

1) Feedback positivo: se transmite para felicitar o reforzar la conducta de alguien, cuando la respuesta ante el mensaje recibido es  la esperada. 

En un caso de feedback positivo, hay que evitar un exceso de felicitaciones indiscriminadas sin tener en cuenta las buenas y las malas conductas, para no provocar un efecto adulador que causaría el efecto contrario. En este caso, el receptor puede desorientarse al no saber cuáles son los comportamientos adecuados que debe tener y los inadecuados que debe evitar. 

2) Feedback constructivo: con este tipo de feedback se trata de enseñar las diferencias existentes entre el comportamiento deseado y el no deseado. 

Para ello, se detallan los aspectos a tener en cuenta para conseguir el comportamiento   deseado. 

3) Feedback negativo: este tipo de feedback considera dos  vertientes: 

– Actitud: se incluyen los malos modales, el empleo de un vocabulario inadecuado, mal temperamento, etc. 

– Contenido: cuando se detecta un comportamiento no deseado que debe ser corregido. 

Es muy importante transmitir el feedback negativo ya que, siempre y cuando se empleen las palabras y modales adecuados, sirve para el crecimiento personal y para evitar errores que a la larga pueden no tener solución. 

Algunas frases que no se recomiendan respecto al feedback negativo son: 

– “No hagas eso”. 

– “No podemos hacerlo”. 

– “A nadie le importa”. 

4) Ausencia de fedback: se produce cuando no se ofrece ningún tipo de feedback, lo que da lugar a un incremento de los comportamientos y actitudes no  deseados. 

Esto implica que la persona emisora no sepa cómo actuar y por lo tanto como mejorar. El resultado es que esta se siente aislada del entorno. 

Cuando no se produce feedback, es porque esta no ha recibido o comprendido el mensaje o porque la persona receptora se niega a retroalimentar la  comunicación. 

EJEMPLO 

Un trabajador de una empresa ha realizado su trabajo y ha cometido un error. Su superior muy enfadado le recrimina el mal trabajo que ha realizado. ¿Qué tipo de feedback se ha llevado a cabo? 

Feedback negativo, ya que el superior se ha dirigido de muy malos modales hacia su subordinado, en lugar de indicarle el modo correcto de realizar el trabajo.