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10 Servicios de una plataforma virtual

Tabla de contenidos

Las plataformas incluyen una serie de herramientas divididas en una parte pública o de utilización y una parte privada o de administración.  

Un usuario puede acceder a un foro e interactuar a con los participantes a través del mismo únicamente, mientras que otro puede acceder e interactuar, además de realizar tareas de administración del mismo como borrar mensajes, dar de alta usuarios, etc. Esto dependerá de su papel dentro de la acción formativa y en concreto, del perfil de acceso que se le haya asignado. 

Los perfiles habituales dentro de una plataforma de teleformación son los de: 

– Alumno. 

– Formador-tutor. 

– Coordinador. 

– Administrador. 

– Invitado. 

1. Servicios y áreas de interacción educativa

Se trata de los espacios virtuales destinados a la interactuación de los usuarios con el sistema de gestión del aprendizaje (LMS): contenidos, herramientas de comunicación, tutores y participantes. Dependiendo del curso y el perfil de acceso, los nombres y las herramientas y servicios de las áreas de interacción variarán. 

Para que el diseño formativo pueda adaptarse a la materia a impartir, el curso y al alumnado, deben poder configurarse los servicios y las herramientas.  

Ejemplo: un usuario matriculado en dos cursos, uno de inglés y otro de ofimática, al acceder al primero se encontrará con una herramienta multimedia y al acceder al segundo no dispondrá de dicha herramienta, pero sí de contenidos interactivos.

Algunas de las áreas de interacción que incorporan las plataformas de teleformación son: 

– Entrada principal. 

– Aula. 

– Biblioteca. 

– Cafetería. 

– Espacio personal. 

– Secretaría. 

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2. Herramientas de comunicación

Se refiere a las aplicaciones que incluye la plataforma, que permiten interactuar a los participantes entre ellos y con el tutor, pudiendo llevarse a cabo esta interacción mediante texto, imágenes o sonidos. 

Las herramientas de comunicación que integra cualquier plataforma pueden ser asíncronas o síncronas. 

La asincronía es una forma de comunicación en la que los mensajes entre el emisor y el receptor no se transmiten de forma instantánea. 

Esta forma de comunicación requiere de un lugar físico y lógico como puede ser un servidor, en el cual se guardarán los datos del mensaje y se tendrá acceso a los mismos.  

Todos los integrantes del sistema (profesores y alumnos), pueden intervenir a distancia para dialogar, realizar consultas y hacer a través del correo electrónico, webs, blogs, foros, listas de distribución, aportaciones asíncronas a debates virtuales, Internet 2.0, etc., a cualquier hora sin molestar a ninguna de las partes.  

Y la sincronía es una forma de comunicación en la que los mensajes entre el emisor y el receptor se transmiten de forma instantánea. 

La comunicación por sincronía, se produce cuando emisor y el receptor del mensaje se comunican en el mismo marco temporal, es decir, ambos deben estar presentes en ese momento. Para ello, se pueden utilizar los grupos de comunicación, chats, videoconferencias, teléfonos, cables y cualquier otra línea digital. 

La comunicación sincrónica se caracteriza por: 

– Es independiente del lugar. 

– Es temporalmente dependiente. 

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Tanto en la comunicación asincrónica como en la sincrónica, se utiliza tecnología de última generación. De todos modos, no solo basta con utilizar tecnología de última generación sino que además este tipo de aprendizaje debe basarse en modelos pedagógicos y didácticos adecuados y actuales. 

 

3. Gestión y distribución de contenidos

Los contenidos de las acciones formativas, se pueden encontrar en formato online o en otros formatos electrónicos.  

Las plataformas de teleformación contarán con herramientas de gestión y activación de dichos materiales, de modo que los tutores u organizadores podrán incluir los contenidos. Además, contarán con un entorno sencillo y atractivo para para que el alumno pueda descargar y visualizar el material didáctico. 

Según el perfil, los elementos que integrará la plataforma son: 

Administrador: debe incorporar un LCMS o Sistema de gestión de Contenidos de Aprendizaje Sistema, el cual puede ser independiente o integrarse con el LMS, que sirve para gestionar y administrar los contenidos de aprendizaje. En el momento en el que los contenidos se encuentran en este sistema, ya pueden combinarse, asignarse a distintos cursos, descargarse desde el archivador electrónico, etc. 

Participante: el alumnado contará con repositorios de contenidos, destacando la biblioteca, el archivador electrónico y los contenidos interactivos. Además, deben contar con herramientas que le permitan conocer el tiempo invertido y el progreso. 

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4. Herramientas de trabajo en grupo

Las plataformas e-learning deben estar diseñadas de forma que fomenten el trabajo colaborativo entre el alumnado, incluyendo algún apartado para ello. 

Esta sección está formada por herramientas de comunicación y un repositorio de contenidos propios diferenciados para cada grupo de trabajo. 

El tutor podrá crear tantos grupos de trabajo como sean necesarios.  

La plataforma debe facilitar la labor de seguimiento y evaluación al tutor a través de reportes o informes de utilización de estos servicios. 

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5. Gestión de usuarios

El sistema debe incluir herramientas de gestión a través de las cuales poder dar de alta, modificar o dar de baja a cualquier usuario. 

La plataforma debe disponer de un sistema de seguridad que impida la entrada a usuarios no autorizados y que evite un mal uso de esta. 

Hay datos que no es necesario que se incluyan, como los estudios, aunque estos pueden completar la información para su posterior procesamiento e integración con otros sistemas como el de Gestión de Recursos Humanos, Búsqueda de empleo, etc. 

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6. Gestión de cursos

El sistema debe contar con métodos para la gestión y configuración de los cursos. Son aspectos que debe incluir la gestión de cursos: 

– Seguridad de acceso, es decir, cada usuario solo podrá acceder al curso o cursos en los que esté matriculado. 

– Subdivisión de los cursos en pequeños módulos o asignaturas. 

– Posibilidad de asignar contenidos a los módulos. 

– Personalización de servicios o herramientas dentro de cada curso. Por ejemplo, si en un curso el foro es innecesario, se puede prescindir de él. 

– Posibilidad de crear cursos inteligentes o itinerarios formativos. 

7. Herramientas de seguimiento y participación

La plataforma debe registrar la asistencia (áreas o servicios visitados, fechas en las que se visitó, etc.) y la participación para poder evaluar al alumnado. Esto quiere decir, que debe existir un registro de las visitas del alumno a las distintas áreas y servicios y de las aportaciones o intervenciones realizadas por este. 

A parte, también debe permitir que el tutor elabore informes sobre la participación y asistencia.  La herramienta de elaboración de informes debe cumplir con las siguientes características: 

– Facilitar informes de todas las áreas y servicios. 

– Facilitar informes por alumno o por curso. 

– Permitir informes entre 2 fechas. 

– Automatizar medias y totales por alumno y por curso. 

– Posibilidad de imprimir o exportar los informes a un archivo. 

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8. Sistema de evaluación:

El sistema de evaluación debe ser capaz de gestionar tanto los resultados obtenidos en pruebas objetivas realizadas por los alumnos, como las notas insertadas por el personal formador-tutor para calificar otras actividades evaluables de tipo cualitativo. 

Además, permitirá ponderar las notas por curso, dando un grado diferente de importancia a cada elemento dentro del curso. La mayor parte de las plataformas incluye algún sistema de edición de las autoevaluaciones para permitir a los tutores y/o coordinadores confeccionar los test que servirán de base para la calificación automática del alumnado. 

Por otro lado, un buen sistema de evaluación debe disponer de la capacidad de emisión automática de los boletines de calificaciones. 

Tanto el sistema de inserción de calificaciones como el de informe, deben facilitar la labor al tutor, de modo que se muestren las calificaciones por curso y se realicen de forma automática todos los cálculos posibles, como son las medias o totales por asignatura y por curso. 

9. Auditoría del sistema

El sistema debe permitir realizar una vista general del uso y funcionamiento que se le está dando, a través de la elaboración de informes de auditoría para evaluar fácilmente si el sistema está respondiendo bien. Dichos informes proporcionan la información necesaria para mejorar: 

La seguridad: entrada al sistema, errores de acceso, ficheros subidos, posibles ataques, etc. 

La eficacia: ancho de banda, utilización de recursos, posibles caídas del servidor, etc. 

La rentabilidad de costes: usuarios actuales en el sistema, usuarios totales, cursos impartidos, etc. 

Es importante que la plataforma facilite la integración con los sistemas de gestión de RRHH o de Conocimiento de la empresa, lo cual puede ser a través de una integración a medida o a través de la utilización de unos formatos de bases de datos compatibles con los mismos. 

Dicha integración, facilita que los datos de la plataforma (curriculums, calificaciones, cursos realizados, etc.) se transfieran al sistema de gestión de RRHH de la empresa de forma automática o viceversa. 

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10. Personalización

La plataforma debe ser personalizable a nivel funcional y estético, de modo que las herramientas de personalización suelen estar disponibles en el perfil del administrador.  Son elementos que deberían poder personalizarse: 

– Logo y nombre del centro para adecuarlo a la imagen corporativa. 

– Estilos e texto. 

– Iconos y botones. 

– Configuración del idioma de los textos. 

– Ficheros de ayuda. 

– Servicios y herramientas de la plataforma, tanto a nivel general como a nivel de cursos o alumnos. 

– Correos o formularios de secretaría, contenidos, etc. 

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